Ho una difficoltà organizzativa ricorrente. Sì, io. Ogni tanto vado in affanno per le troppe cose da fare. Te lo dico con tutta la franchezza del mondo, perché la vita è piena zeppa di attività da svolgere, di imprevisti da affrontare, e io non faccio eccezione.

Tuttavia, ho un enorme vantaggio. L’organizzazione consapevole è il mio campo di ricerca, di studio e di sperimentazione da tanti anni. È una specie di allenamento di livello olimpico: non mi rende immune alle difficoltà, ma rende questi momenti di caos più brevi, meno intensi e più facilmente superabili.

Per quanto sia consapevole e abile, ogni tanto gli impegni superano la disponibilità di tempo, energia e attenzione a mia disposizione. In pratica, mi ritrovo con liste troppo lunghe da spuntare, attività che si sovrappongono, progetti che avrei voluto concludere e che sono ancora lì ad aspettarmi.

Detto ancora più semplice: vivo in balìa dell’urgenza del momento, con l’ansia di non riuscire a fare tutto. Succede quando gli impegni si accumulano per errori di valutazione, quando ti travolge una brutta influenza, quando qualcosa si rompe e, come su un piano inclinato, rotoli prendendo velocità verso un mare di stress.

Il fatto è che, a volte, ritornano. Cosa? Le vecchie, pessime abitudini.

Tracciare solchi nella mente

Immagina una fitta foresta incolta. Tra liane, arbusti, foglie e alberi trovi un solco ben segnato, comodo da percorrere. Ora immagina qualcosa che fai automaticamente tutti i giorni, senza doverci pensare: ecco, il sentiero nella giungla è la tua abitudine.

La buona notizia è che l’abitudine è un percorso neuronale ben consolidato, che non richiede troppo sforzo mentale. La cattiva notizia è che, anche se ti porta dove non vuoi, non lo puoi eliminare.

«Le vecchie abitudini sono dure a morire.» No: è che proprio non muoiono. Restano lì dove le hai messe, insieme al vizio del lupo senza pelo. Puoi solo tracciare un nuovo solco. E converrai con me che aprire un nuovo sentiero in una giungla intricata è faticoso: servono gli strumenti giusti, e serve tempo.

Ecco perché per migliorare la tua capacità di organizzazione serve tempo. Serve memoria muscolare, quella pratica che lascia il segno e traccia il solco di ottime abitudini che ti salveranno dal mare di stress.

Davanti a un bivio

Il problema è che il nostro cervello, a detta dei neuroscienziati, è piuttosto pigro: tende a stare in risparmio energetico, facendo il minor sforzo possibile.

Preso atto di questo, secondo te cosa succede se ti trovi in mezzo alla foresta e devi scegliere tra un sentiero ben segnato e comodo e uno ancora impraticabile, da sfalciare e attraversare a fatica? Esatto: scegli la strada più comoda. È automatico, è facile, è meno impegnativo.

Allo stesso modo, non avrai voglia di faticare per cambiare le tue abitudini organizzative, e continuerai a ricadere negli stessi errori, nelle solite vecchie abitudini. Continuerai a tenere tutto a mente, a distrarti, a procrastinare, a non programmare…

Quando la situazione si farà complicata — e lo farà — tu ed io rischiamo di riprendere il sentiero delle vecchie, pessime abitudini. A meno che non ci alleniamo a individuare un sentiero intricato e trasformarlo in un bel solco comodo, nel più breve tempo e con meno fatica possibile. Sarà più probabile ottenere ciò che desideri, e aiuterai la tua mente ad affrontare al meglio le situazioni di caos.

Abitudini inattaccabili

Tanti elementi contribuiscono a rendere solida un’abitudine. Tra questi, uno dei miei preferiti è l’insieme di comodità in un box temporale.

Grazie a questa combinazione ho salvato il mio passatempo preferito, leggere, dal saltare alla prima occasione di affanno. Chi si mette comodamente a leggere quando ha cento cose di lavoro o di famiglia a cui dedicarsi, evidentemente più importanti, urgenti, produttive?

Se anche a te capita di trovarti in affanno e sacrificare il piacere per il dovere, so come aiutarti.

3 modi per scegliere

Creare un’abitudine e rendere il solco riconoscibile e comodo da percorrere richiede una certa dose di impegno e di costanza. Ma la quantità di energia, tempo e attenzione che hai è limitata, quindi fare una scelta è inevitabile: tanto vale scegliere ciò che più conta ed è davvero utile per te.

Quali e quante sono le cose importanti da mettere nella tua vita lo decidi tu. Ci sarà qualcosa a cui vorrai dedicare molte risorse ogni giorno, altre ogni settimana o ogni tre mesi. Qualcosa cambierà durante l’anno: ci saranno periodi più intensi e altri meno, giorni in cui avrai più energia e altri meno. La tua pianificazione dovrà tenere conto di queste oscillazioni, e tu dovrai allenarti a individuare la priorità per non perderti nella foresta intricata.

1. Scrivi azioni precise e scegli in base alla scadenza. Definisci il tuo compito più importante della giornata (il MIT, “Most Important Task”) e lascia che siano le scadenze a guidare le tue priorità.
2. Immagina il futuro e scegli la strada per arrivarci. È la tecnica dello scalatore: visualizza con chiarezza l’obiettivo finale e lascia che sia lui, un passo alla volta, a indicarti la strada.
3. Valuta le risorse e scegli cosa coltivare. Osserva con onestà quanto tempo, quanta attenzione e quanta energia hai davvero a disposizione, e investili solo in ciò che conta per te.

L’organizzazione è una scelta

Come vedi, è tutta una questione di scelta. È una scelta lo strumento che usi per organizzarti. È una scelta dire di no a una richiesta piuttosto che a un’altra. Ma per scegliere devi prima sapere cosa vuoi: un marinaio che non conosce la propria destinazione non può tracciare nessuna rotta.

Le tue risorse sono limitate, quindi ha senso tracciare un solco alla volta, non diecimila. Meglio raggiungere davvero un obiettivo che inseguirne dieci, presi dall’entusiasmo o dai buoni propositi di inizio anno, e non arrivare in fondo a nessuno.

L’inizio del sentiero

Studi recenti hanno messo in evidenza come esista una stretta correlazione tra tempo ed emozioni. Anche tu ti sarai resa conto di come il buon umore ti renda più produttiva, rispetto a situazioni in cui ti senti in ansia, hai paura di non farcela e le tue funzioni cognitive sono alterate e rallentate.

Non solo: anche una particolare condizione di vita che stai attraversando può incidere notevolmente sulla tua lucidità mentale e farti percepire le priorità in modo diverso. Se sei da poco diventata mamma è diverso da non avere figli o da averli adolescenti. Se hai appena cambiato lavoro è diverso dall’avere una posizione stabile da tempo. Le combinazioni possibili tra le diverse situazioni sono infinite, e ogni soluzione va adattata al proprio contesto personale.

Un occhio allenato da anni a osservare le difficoltà organizzative ricorrenti può essere una guida preziosa per consolidare, prima e meglio, le tue nuove abitudini.

Scegli se tracciare un nuovo solco o intraprendere la solita vecchia strada, quella che sai già dove ti porta. Se vuoi una guida per iniziare, scrivimi.

Carolina